¿QUE ES EL PROCESO DOCUMENTAL?
Es el circuito que atraviesan los documentos desde que son recibidos o generados hasta que se les da un destino final.
Esto es un resumen del proceso documental tal y como nos explica María Pinto, en esta presentación de power point en el siguiente enlace:
Llegada del documento ------------------------- --------------------- Consulta por parte del usuario
Proceso o cadena documental
· Establecer la identidad del documento, mediante la descripción
bibliográfica que se consigna en una referencia bibliográfica
(descripción, catalogación o registro)
· Descripción del contenido o análisis documental: indización (extraer palabras claves representativas y resumen documental(condensación)
Las tareas básicas del proceso documental son:
Selección documental (definido por la necesidad informativa)
Análisis y síntesis: Conjunto de operaciones cuyo resultado consiste en representar el contenido de un documento de forma diferente al original, con el fin de facilitar su consulta o recuperación posterior. Por tanto, da lugar a la elaboración de un documento secundario o conjunto de referencias bibliográficas a las cuales irán dirigidas las preguntas de información documental de los usuarios. Estas operaciones son de dos tipos:
○ Descripción bibliográfica y catalogación (Análisis externo)
○ Indización y resumen documental (Análisis interno)
Búsqueda Documental: Es aquel procedimiento manual, mecánico, automático o intelectual que hay que seguir para obtener, de todo el fondo bibliográfico analizado previamente, aquellos documentos o referencias que respondan a cada consulta específica Portal
Difusión documental
¿COMO HAN INFLUIDO LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN ESTE PROCESO?
Las nuevas tecnologías han provocado un cambio de paradigma revolucionario en el proceso documental, por el cual el mismo se ha simplificado, multiplicado y se ha hecho más complejo al mismo tiempo, dando lugar a una verdadera explosión documental desde mediados de los 90 hasta el día de hoy. El proceso documental ha sido el principal protagonista de la revolución de las comunicaciones que se han dado en el mundo globalizado e hiperconectado en que estamos inmersos.
Decimos que el proceso se ha hecho más complejo porque mientras que en décadas pasadas se producían documentos básicos y monótonos casi artesanalmente, hoy disponemos de cientos de herramientas informáticas automatizadas para producir todo tipo de documentos de alto impacto en el receptor, que suministran más y mejor información (archivos de texto, audio, video, imagen, etc.) Sin embargo, esta complejidad ha sido acompañada por una gran simplificación en lo que respecta a su generación.
Mientras que en tiempos pasados solo unos pocos tenían los medios y la capacidad para "generar información", hoy cualquier individuo puede fácilmente desde su PC producir documentos de cualquier tipo y difundirlos rápidamente, casi sin costo y sin fronteras a todo el mundo en cuestión de segundos.
Esta "facilidad para comunicar" junto con la "democratización de la generación de la información" han experimentado una multiplicación exponencial de la cantidad de información recibida y enviada, a tal punto que se crea un problema para filtrar y manejar esos contenidos y terminan por sufrir un colapso informativo entre miles de papeles, e-mails y mensajes.
¿QUE PROBLEMAS OCASIONA EL CAMBIO DEL PROCESO DOCUMENTAL?
En primer lugar, hoy contamos con más información de la que podemos procesar. Miles de documentos son recibidos o generados con una enorme cantidad de información desordenada, reiterada y desconocida. En segundo lugar, este enorme flujo de información dispara sus costos operativos debido tanto a su tamaño como a la falta de control que existe sobre él. Mayor cantidad de información generada o recibida implica mayor cantidad potencial de información impresa, y esto indudablemente se traduce en mayores costos. Los individuos día a día fotocopian e imprimen e- mails, e-books, fotos, paginas web, listas de precios, cartas, etc. sin pensar si realmente es necesario plasmar en papel dicha información..
La despersonalización ocurrida con el avance de Internet , debe ser compensada haciendo llegar documentos que brinden al receptor información clasificada, procesada y sintética que apunte directamente a sus necesidades. Solo así es posible lograr distinción y reconocimiento en la gran maraña de información.
Las TIC, en efecto, modifican la estructura del espacio-tiempo en el que nos interrelacionamos los seres humanos, hasta el punto de que cabe afirmar la hipótesis de tres entornos: la naturaleza, la ciudad y el espacio electrónico. Digamos pues que:
las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) posibilitan la construcción de un nuevo espacio-tiempo social, en el que puede desarrollarse la sociedad de la información.
Las TIC no sólo transforman el espacio-tiempo global, sino también los ámbitos locales y domésticos
Como muestra de ello el interesante articulo : “El efecto de las TIC en la organización de la acción colectiva: la virtualización de los movimientos sociales” |
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